Cadre juridique de base et autorités de régulation pour créer une société en Chine

Le choix crucial de la structure

La toute première décision, et sans doute la plus stratégique, concerne la forme juridique de votre entité. Le paysage offre plusieurs options, mais pour un investisseur étranger, deux structures dominent largement le terrain : la WFOE (Wholly Foreign-Owned Enterprise) et la Joint Venture. La WFOE, société à capitaux entièrement étrangers, est devenue la norme depuis l’entrée de la Chine à l’OMC. Elle offre un contrôle total sur les opérations, la stratégie et les profits. C’est le véhicule privilégié pour les marques qui souhaitent développer leur propre marché. La Joint Venture, quant à elle, implique un partenariat avec un acteur local. Elle peut être un sésame pour accéder à des secteurs encore restreints, à des réseaux de distribution établis ou à des licences complexes. Cependant, elle introduit une complexité relationnelle et juridique supplémentaire. Mon expérience m’a montré que les échecs dans les JV proviennent souvent d’une mauvaise appréciation des alignements d’intérêts à long terme et d’une rédaction floue du contrat de JV. Un client français dans l’agroalimentaire a ainsi perdu deux ans dans des négociations infructueuses pour une JV, avant d’opter finalement pour une WFOE, réalisant que le partenaire potentiel visait surtout sa technologie sans engagement réciproque sur le réseau de vente. Le choix de la structure engage l’avenir de l’investissement et doit être aligné sur la stratégie commerciale réelle, et non sur des perceptions.

Au-delà de ces deux formes, il existe aussi les sociétés par actions, plus adaptées aux projets d’envergure nécessitant des levées de fonds, et les bureaux de représentation, dont le rôle est limité à des activités de liaison et qui ne peuvent générer de revenus en Chine. La tendance réglementaire actuelle pousse vers plus de transparence et de standardisation, notamment avec l’harmonisation des lois sur les entreprises à capitaux étrangers et la loi sur les sociétés. Néanmoins, des différences subtiles persistent dans les procédures d’approbation. Par exemple, une WFOE dans le secteur des services peut nécessiter des justificatifs spécifiques sur les qualifications du personnel, tandis qu’une société de fabrication devra prouver la conformité de son site aux normes environnementales avant même d’obtenir sa licence commerciale. C’est ce qu’on appelle le « prélèvement d’échantillons avant licence » dans notre jargon, une étape critique souvent sous-estimée.

L’autorité phare : l’Administration du Marché

Si je devais nommer l’autorité avec laquelle vous aurez la relation la plus suivie, ce serait sans conteste l’Administration du Marché (SAMR, State Administration for Market Regulation) et ses bureaux locaux. C’est l’organe qui a absorbé les fonctions historiques de l’ancien Bureau de l’Industrie et du Commerce (AIC). Son rôle est central : elle délivre la Licence Commerciale (Business License), le document d’identité légal de votre entreprise. Ce processus d’enregistrement est aujourd’hui largement intégré via la plateforme « une seule licence, plusieurs certificats », ce qui a considérablement simplifié les démarches. Cependant, ne vous y trompez pas, la simplicité apparente est trompeuse.

La préparation du dossier pour la SAMR est un exercice de précision. Il faut définir le capital social inscrit et le capital libéré, arrêter une liste d’activités commerciales (scope of business) qui soit à la fois assez large pour permettre le développement futur, mais assez précise pour passer le filtre des autorités, et désigner un représentant légal ainsi que des membres du conseil d’administration. Une erreur dans le scope of business peut bloquer l’obtention de licences sectorielles ultérieures ou vous empêcher de facturer pour certaines activités. Je me souviens d’un client allemand dans la tech qui avait omis d’inclure « développement de logiciels sur mesure » dans son scope, se limitant à la « vente de logiciels ». Lorsqu’il a décroché un contrat de développement, il s’est heurté à un mur pour émettre une facture valide, nécessitant une modification laborieuse de sa licence. La SAMR est aussi le gardien du registre des actionnaires et des directeurs, et toute modification ultérieure (changement d’adresse, d’actionnaire, de représentant légal) devra être approuvée par elle. C’est votre premier et principal interlocuteur administratif.

Le contrôle des changes et la banque

Un aspect qui inquiète toujours beaucoup les investisseurs est le mouvement des capitaux. Ici, l’autorité clé est la State Administration of Foreign Exchange (SAFE). Le système chinois maintient un contrôle sur les capitaux, même si la convertibilité du compte de capital n’est pas encore pleinement réalisée. Concrètement, pour injecter le capital social depuis l’étranger, vous devrez ouvrir un compte de capital en RMB (RMB Capital Account) auprès d’une banque autorisée. La procédure est codifiée : après l’obtention de la licence commerciale, vous devez obtenir un code d’entreprise auprès de la SAFE, puis la banque procédera à l’ouverture du compte.

Le vrai défi, souvent, est l’apport effectif du capital. Les fonds doivent être transférés depuis l’étranger vers ce compte de capital, et la banque exigera toute une série de documents justificatifs (certificat d’approbation, licence commerciale, etc.) avant de créditer le compte et d’émettre un certificat de fonds. Ce certificat est un document crucial, car il servira de base à l’établissement des comptes sociaux et à toute future opération de rapatriement de dividendes ou de liquidation. Un écueil courant ? Les actionnaires qui tardent à libérer le capital, pensant que l’enregistrement de la société suffit. Or, sans capital effectivement entré, de nombreuses étapes suivantes (comme l’embauche de personnel sous contrat local ou la location d’un bureau de standing) peuvent être bloquées. La banque, sous le contrôle de la SAFE, est donc un acteur régulateur de fait dans votre processus de création.

Les licences sectorielles et autres approbations

La Licence Commerciale est votre droit d’exister, mais pas nécessairement votre droit d’opérer. Selon votre secteur d’activité, une myriade d’autres licences et approbations peuvent être nécessaires. C’est là que le paysage réglementaire devient vraiment spécifique. Par exemple, une entreprise dans la vente en ligne (e-commerce) devra obtenir une licence ICP (Internet Content Provider) auprès du Ministère de l’Industrie et des Technologies de l’Information (MIIT). Une société active dans l’éducation ou la formation nécessitera une approbation du Bureau de l’Éducation local. Le secteur de la santé est, quant à lui, extrêmement régulé, avec des autorisations de la National Medical Products Administration (NMPA).

Le piège est de considérer ces licences comme des formalités secondaires. En réalité, leur obtention est souvent conditionnée à des exigences préalables très concrètes : local physique inspecté et conforme, personnel qualifié avec des diplômes reconnus et parfois des examens professionnels en Chine, démonstration d’un système de contrôle qualité, etc. J’ai accompagné une start-up française dans le domaine des applis de bien-être qui a dû revoir toute sa stratégie après avoir réalisé que la licence nécessaire pour monétiser son contenu via des abonnements nécessitait un partenariat avec une entité titulaire d’une licence de valeur ajoutée en télécoms, quasiment inaccessible pour une petite structure. Il est impératif de réaliser une due diligence réglementaire approfondie en amont du projet pour cartographier toutes ces exigences sectorielles, dont les délais d’obtention peuvent rallonger de plusieurs mois le lancement effectif.

Le rôle pivot du Comité d’Investissement

Pour de nombreux projets, surtout ceux dans des secteurs « encouragés », « restreints » ou « interdits » selon le Catalogue Guide des Industries pour l’Investissement Étranger, une étape d’approbation préalable est requise. Cette approbation relève généralement du Département ou Comité du Commerce (ou de l’Investissement) au niveau de la municipalité ou de la province. Historiquement, c’était une barrière majeure. Aujourd’hui, pour la majorité des projets dans les secteurs « encouragés » ou « autorisés », le système est passé d’une « approbation » à une « mise en dossier » (filing). C’est un progrès significatif.

Cependant, ne croyez pas que le « filing » soit une simple formalité de transmission de documents. Les autorités locales examinent le dossier et peuvent poser des questions ou demander des modifications. Le projet doit démontrer sa conformité au Catalogue, son alignement avec les plans de développement locaux, et son apport positif en termes de technologie, d’emploi ou de recettes fiscales. Le choix de la zone géographique d’implantation (zone de développement économique, zone franche, district urbain) influence directement le bureau compétent et son interprétation des règles. Un projet dans une zone de haute technologie (High-Tech Park) bénéficiera souvent d’un interlocuteur plus habitué aux investisseurs étrangers et d’un traitement plus rapide. La relation avec ce comité est stratégique, car c’est aussi souvent lui qui délivre le « Certificat d’Approba tion de la Mise en Établissement d’une Entreprise à Investissement Étranger », document nécessaire pour l’enregistrement auprès de la SAMR.

La fiscalité : un cadre en constante évolution

Dès l’enregistrement, votre entreprise entre dans le radar des autorités fiscales, à savoir la State Taxation Administration (STA) et sa branche locale. L’immatriculation fiscale est une étape obligatoire qui suit immédiatement l’obtention de la licence commerciale. Vous devrez déterminer le type de contribuable (général ou petit contribuable), ce qui affectera le taux et le mécanisme de TVA applicable. Le cadre fiscal chinois est vaste et technique, couvrant l’Impôt sur les Sociétés (CIT, généralement à 25%, avec des taux préférentiels possibles), la TVA (VAT), les taxes sur les salaires, etc.

La complexité ne réside pas seulement dans les taux, mais dans les déclarations. Le système fiscal chinois est extrêmement procédurier et exige des déclarations mensuelles ou trimestrielles très détaillées, entièrement numérisées via le système « Golden Tax ». Une erreur de déclaration, même involontaire, peut entraîner des amendes et, dans les cas graves, affecter le crédit fiscal de l’entreprise (le système de « crédit social » appliqué aux entreprises). Un de mes premiers clients, il y a dix ans, a écopé d’une amende salée pour avoir simplement « oublié » de déclarer une taxe forfaitaire sur un contrat de location, pensant que tout était inclus dans le loyer. Aujourd’hui, avec l’intégration des données entre la SAMR, la banque et la STA, les risques de ce genre sont accrus. Comprendre les obligations de facturation électronique, les déductions de TVA et les politiques de réduction d’impôt (très actives ces dernières années pour soutenir les petites entreprises et certains secteurs) est indispensable pour une gestion saine.

Les ressources humaines et la sécurité sociale

Enfin, aucune entreprise ne fonctionne sans personnel. Dès que vous embauchez votre premier employé (même le représentant légal si il est sous contrat de travail), vous entrez dans le champ de compétence du Bureau des Ressources Humaines et de la Sécurité Sociale. L’enregistrement auprès de cet organisme est obligatoire. Le système de sécurité sociale chinois (pension, médical, chômage, accidents du travail, maternité) est contributif, avec des cotisations partagées entre l’employeur et l’employé. Les taux et les plafonds de calcul varient considérablement d’une ville à l’autre.

La gestion de la paie et des cotisations sociales est une charge administrative lourde. Une mauvaise gestion peut entraîner des conflits laboraux, des pénalités et empêcher l’attraction des talents locaux, pour qui les bénéfices sociaux sont un élément clé de la rémunération. Il est crucial de mettre en place des contrats de travail conformes au droit du travail chinois, bien plus protecteur des employés que dans de nombreuses juridictions occidentales. Les procédures de licenciement, en particulier, sont encadrées de manière stricte. Beaucoup d’entreprises étrangères sous-estiment cet aspect en phase de création, se focalisant sur le commercial et le technique, pour se retrouver ensuite avec des difficultés à recruter légalement ou à gérer une séparation. C’est un pilier du cadre opérationnel quotidien.