Aufbewahrungsfristen und Anforderungen an Unternehmensbücher und Belege bei Steuerprüfungen

Aufbewahrungsfristen und Anforderungen an Unternehmensbücher und Belege bei Steuerprüfungen

Liebe Leserinnen und Leser, insbesondere die geschätzten Investoren unter Ihnen, die sich mit dem deutschen Markt befassen. Stellen Sie sich vor, Sie haben vor Jahren in ein vielversprechendes deutsches Unternehmen investiert. Die Geschäfte laufen gut, doch plötzlich kündigt das Finanzamt eine Außenprüfung für die vergangenen zehn Jahre an. Die Prüfer bitten um die Vorlage aller Geschäftsbücher, Belege und Verträge aus dieser Zeit. Was passiert, wenn Ihr Unternehmen oder das Portfolio-Unternehmen diese Unterlagen nicht mehr vollständig vorweisen kann? Die Folgen können von empfindlichen Nachzahlungen bis hin zu strafrechtlichen Konsequenzen reichen. In meiner über 25-jährigen Praxis bei Jiaxi, davon 12 Jahre im speziellen Service für ausländische Investoren und Unternehmen, habe ich gesehen, wie oft dieses scheinbar trockene Thema zur existenziellen Falle wird. Dieser Artikel soll Ihnen nicht nur die trockenen Paragrafen näherbringen, sondern aus der Praxis für die Praxis aufzeigen, warum eine professionelle Archivierung kein Kostenfaktor, sondern eine wertvolle Investition in Rechtssicherheit und unternehmerischen Frieden ist.

Gesetzliche Fristen im Detail

Das Fundament bilden die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, die sich hauptsächlich aus der Abgabenordnung (AO), dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) ergeben. Die zehnjährige Frist gemäß § 147 AO ist der Standard, der für die allermeisten steuerrelevanten Unterlagen wie Bücher, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Rechnungen, Belege, Lohnunterlagen und Handelsbriefe gilt. Diese Frist beginnt nicht etwa mit der Erstellung des Dokuments, sondern erst mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Buch erfolgt ist, der Jahresabschluss aufgestellt oder der Handelsbrief empfangen oder abgesandt wurde. Das ist ein entscheidender und oft missverstandener Punkt. Für ein Geschäftsjahr 2023, das im Mai 2024 abgeschlossen wird, beginnt die Zehn-Jahres-Frist erst am 1. Januar 2025. Eine kürzere sechsjährige Frist gilt beispielsweise für Angebote, allgemeine Geschäftskorrespondenz oder Einladungen zu Sitzungen. Die Einhaltung dieser Fristen ist nicht verhandelbar – ihr Ende markiert die frühestmögliche rechtssichere Vernichtung, nicht aber eine Pflicht dazu.

In der Praxis erlebe ich immer wieder, dass insbesondere internationale Teams diese Fristen unterschätzen oder aufgrund unterschiedlicher Heimatregelungen durcheinanderbringen. Ein prägendes Beispiel aus meiner Arbeit: Ein US-amerikanischer Investor war fest davon überzeugt, dass nach sieben Jahren – wie oft in den USA üblich – „Schluss“ sei. Als dann für seine deutsche Beteiligung eine Prüfung für Jahre 8-10 anstand, fehlten ganze Pakete an Belegen. Die Folge waren pauschale Schätzungen des Finanzamts, die zu einer sechsstelligen Nachforderung führten. Die rechtliche Grundlage dafür liefert § 162 AO, der das Finanzamt bei unvollständigen Aufzeichnungen zur Schätzung berechtigt – meist zuungunsten des Steuerpflichtigen. Daher ist mein dringender Rat: Legen Sie einen verbindlichen, dokumentierten Aufbewahrungsplan („Record Retention Policy“) fest, der die deutschen Fristen explizit adressiert und von allen Abteilungen befolgt wird.

GoBD: Die Spielregeln für die Digitalisierung

Die GoBD sind kein Gesetz im engeren Sinne, haben aber durch die Verwaltungsanweisung der Finanzverwaltung eine enorme praktische Verbindlichkeit erlangt. Sie definieren, was „ordnungsmäßig“ in der digitalen Welt bedeutet. Ein Kernpunkt ist der Grundsatz der Unveränderbarkeit. Ein einmal erfasster und gebuchter Beleg darf inhaltlich nicht mehr manipuliert werden können. Das betrifft sowohl die eingescannte Papierrechnung als auch den rein digital empfangenen E-Receipt. Die Anforderungen reichen von der vollständigen Erfassung aller Inhalte über die Nachvollziehbarkeit des Erfassungsvorgangs (Protokollierung) bis hin zur dauerhaften Lesbarkeit. Ein einfacher Scan auf eine Netzwerkfestplatte, die jeder bearbeiten kann, erfüllt diese Anforderungen bei Weitem nicht.

Hier kommt es oft zu bösen Überraschungen bei Betriebsprüfungen. Ich erinnere mich an einen Fall eines mittelständischen Maschinenbauers, der stolz seine „vollständig digitale“ Buchführung präsentierte. Der Prüfer bat um den Nachweis, dass die seit acht Jahren gespeicherten PDF-Rechnungen unverändert waren. Das Unternehmen konnte nur auf die Integrität des Dateisystems verweisen – ein unzureichender Nachweis nach GoBD. Es fehlten kryptografische Maßnahmen wie digitale Signaturen oder Hashwerte, die eine nachträgliche Veränderung offengelegt hätten. Die Prüfung wurde in diesem Punkt angehalten, und das Unternehmen musste unter erheblichem Aufwand ein nachträgliches Gutachten zur Unveränderbarkeit erstellen lassen. Die Lehre daraus: Die Wahl der richtigen Dokumenten-Management-Software (DMS) oder eines Enterprise-Content-Management (ECM)-Systems, das GoBD-konform arbeitet, ist eine strategische Entscheidung. Sparen Sie hier nicht am falschen Ende.

Anforderungen an Buchführung und Belege

Die Anforderungen gehen weit über das simple Aufheben hinaus. Bücher und Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet sein. „Geordnet“ bedeutet, dass ein sachkundiger Dritter sich in angemessener Zeit einen Überblick verschaffen kann. In der Praxis der Prüfung heißt das: Können Sie dem Prüfer auf Nachfrage zu einer bestimmten Rechnung innerhalb weniger Minuten den kompletten Geschäftsvorfall (Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Zahlungseingang) lückenlos und in logischer Reihenfolge vorlegen? Diese sogenannte Belegkette ist der Prüfstein einer guten Organisation.

Ein persönlicher Reflexionspunkt: In vielen Unternehmen, besonders in wachstumsstarken Start-ups oder bei internationalen Expansionen, wird die Buchhaltung oft als reine Pflichtaufgabe und Kostenstelle gesehen. Die Person, die die Belege sammelt und bucht, hat keine ausreichende Autorität, um von den Vertriebs- oder Einkaufsabteilungen vollständige Unterlagen einzufordern. Das führt zu Lücken. Meine Empfehlung ist, der Buchhaltung eine starke Stellung im Prozessdesign zu geben. Implementieren Sie ein Workflow-System, bei dem keine Zahlung ohne vollständigen Belegsatz und keine Rechnung ohne hinterlegten Auftrag freigegeben wird. Das mag bürokratisch klingen, spart aber im Falle einer Prüfung immense Nerven und Kosten. Denken Sie immer daran: Der Steuerprüfer rekonstruiert die wirtschaftliche Realität anhand Ihrer Papiere – fehlen diese, konstruiert er sie selbst.

Elektronische vs. Papierarchivierung

Die reine Papierarchivierung wird zunehmend zur Ausnahme. Die Vorteile der elektronischen Archivierung – suchbar, platzsparend, leicht zugänglich, einfach zu duplizieren – sind überwältigend. Rechtlich ist sie der Papierform gleichgestellt, wenn die GoBD eingehalten werden. Die Entscheidung „Papier oder digital“ ist daher heute meist keine Frage des Ob, sondern des Wie. Ein kritischer Punkt ist die Vernichtung der Papieroriginale. Wenn Sie sich für die digitale Archivierung entscheiden und die Papierbelege entsorgen wollen, müssen Sie einen dokumentierten und kontrollierten Vernichtungsprozess durchführen, der sicherstellt, dass nur vollständig und korrekt erfasste Belege vernichtet werden. Diesen Prozess sollten Sie protokollieren können.

Ein Praxisbeispiel aus der Betreuung eines deutschen Tochterunternehmens eines asiatischen Konzerns: Die Zentrale bestand aus Gründen der einheitlichen Berichterstattung auf der Belegeinsendung aller Papieroriginale. Gleichzeitig forderte die deutsche Geschäftsführung eine GoBD-konforme digitale Archivierung vor Ort. Die Lösung war ein aufwändiger Doppelprozess: Hochwertiges Scannen vor Ort mit Protokollierung, dann Versand der Originale. Aus meiner Sicht ist dies eine ineffiziente „Übergangslösung“. Die bessere und zukunftsweisende Strategie ist, von vornherein auf digitale Eingangswege (E-Rechnung, elektronische Bankbelege) zu setzen und so das Papierproblem gar nicht erst entstehen zu lassen. Das spart nicht nur Lagerkosten, sondern beschleunigt auch die Buchungsprozesse erheblich.

Konsequenzen von Verstößen

Die Konsequenzen bei Verstößen gegen die Aufbewahrungspflichten sind vielschichtig und können schnell existenzbedrohend werden. Das Finanzamt kann, wie erwähnt, die Besteuerungsgrundlage schätzen (§ 162 AO). Da diese Schätzung im Zweifel zu Ihren Lasten ausfällt, ist sie oft die finanziell schmerzhafteste Folge. Darüber hinaus können Ordnungsgelder bis zu 25.000 Euro verhängt werden. In schwerwiegenden Fällen, insbesondere wenn vorsätzlich oder grob fahrlässig Unterlagen vernichtet wurden, um die Steuerfestsetzung zu vereiteln, droht sogar strafrechtliche Verfolgung wegen Steuerhinterziehung.

Abseits der direkten finanziellen und strafrechtlichen Risiken gibt es einen oft unterschätzten betriebswirtschaftlichen Schaden: den immensen Zeit- und Ressourcenaufwand während der Prüfung. Eine Prüfung, bei der Unterlagen lückenhaft sind, zieht sich über Wochen und Monate hin. Die Mitarbeiter der Buchhaltung und Geschäftsführung sind gebunden, anstatt sich operativen Aufgaben zu widmen. Die Atmosphäre ist angespannt, das Verhältnis zum Prüfer belastet. Ich habe Prüfungen erlebt, die bei guter Vorbereitung in zwei Wochen hätten abgeschlossen sein können, sich aber wegen chaotischer Unterlagenlage über drei Monate hinzogen – eine enorme Belastung für alle Beteiligten und ein echter Produktivitätskiller. Investitionen in eine saubere Archivierung zahlen sich also auch in ruhigeren Prüfungen und geringeren Beratungskosten aus.

Praxistipps für Investoren

Als Investor sollten Sie dieses Thema aktiv in Ihre Due Diligence und Ihr laufendes Portfoliomanagement integrieren. Fragen Sie nicht nur nach den aktuellen Zahlen, sondern auch nach dem Status der Archivierung und dem GoBD-Konformitätsnachweis der eingesetzten Systeme. Fordern Sie im Due-Diligence-Prozess einen Testzugang zum Archivsystem an und lassen Sie stichprobenartig die Vollständigkeit von Belegketten prüfen. Dies gibt Ihnen ein viel realistischeres Bild von der Betriebsqualität als manche Hochglanzpräsentation.

Setzen Sie in Ihren Beteiligungen durch, dass das Thema von der Geschäftsführung priorisiert und mit ausreichend Budget ausgestattet wird. Ein guter Indikator ist die Frage, wer im Unternehmen für die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen und die GoBD verantwortlich ist. Gibt es einen klar benannten Verantwortlichen („Record Manager“), oder ist es eine Nebenaufgabe der jüngsten Buchhalterin? Meine persönliche Einschätzung nach all den Jahren: Die Art und Weise, wie ein Unternehmen mit seinen Dokumenten umgeht, ist ein Spiegelbild seiner gesamten internen Kontrollen und seiner Compliance-Kultur. Ein chaotisches Archiv deutet fast immer auf tieferliegende Managementprobleme hin. Umgekehrt ist eine geordnete, technologisch moderne Archivierung ein Zeichen von Verlässlichkeit und langfristigem Denken – genau die Eigenschaften, die Sie als Investor suchen sollten.

Zusammenfassung und Ausblick

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Aufbewahrungsfristen und -anforderungen weit mehr sind als eine lästige Pflichtübung. Sie sind ein zentraler Baustein der steuerlichen und handelsrechtlichen Compliance und ein wesentlicher Risikofaktor, der von Investoren oft übersehen wird. Die Einhaltung der zehnjährigen Frist, die strikte Beachtung der GoBD für die digitale Welt, die Sicherstellung lückenloser Belegketten und die strategische Entscheidung für eine zukunftssichere Archivierungslösung sind keine Optionen, sondern Notwendigkeiten.

Meine abschließende, vorausschauende Überlegung: Die Digitalisierung wird dieses Thema weiter radikal verändern. Schlagworte wie „Blockchain“ für fälschungssichere Dokumenten-Ledger oder „KI-gestützte Belegprüfung und -klassifizierung“ werden in den nächsten Jahren aus der Nische kommen. Die Finanzverwaltung selbst digitalisiert sich rasant (Stichwort: E-Akte beim Finanzamt). Unternehmen, die heute in moderne, flexible und skalierbare Archivierungssysteme investieren, werden diesen Wandel nicht als Bedrohung, sondern als Chance für weitere Effizienzgewinne erleben. Für Sie als Investor bedeutet das: Setzen Sie auf Unternehmen, die diese Zeichen der Zeit erkannt haben und ihre Dokumentenprozesse nicht als lästiges Anhängsel, sondern als strategischen Wettbewerbsvorteil begreifen. Eine saubere, gepflegte und rechtssichere Unterlagenlage ist am Ende auch ein Stück Unternehmenswert.

Einschätzung der Jiaxi Steuerberatung

Aus der Perspektive von Jiaxi Steuerberatung mit unserer langjährigen, cross-border Erfahrung betrachten wir das Thema Aufbewahrung als eine der fundamentalsten, aber auch am meisten vernachlässigten Säulen unternehmerischer Stabilität. Unsere Erfahrung zeigt, dass insbesondere internationale Investoren und Unternehmen die Komplexität und Verbindlichkeit der deutschen GoBD-Regeln unterschätzen. Es reicht nicht, eine Scannersoftware zu kaufen. Es bedarf eines ganzheitlichen Konzepts, das Technologie, verbindliche interne Prozesse und regelmäßige Schulungen vereint. Unser Ansatz ist es, für unsere Mandanten nicht nur die rechtlichen Mindestanforderungen zu erfüllen, sondern eine Archivierungsstrategie zu entwickeln, die auch betriebswirtschaftlichen Nutzen stiftet – durch schnelleren Zugriff, bessere Auswertbarkeit von Daten und massive Reduktion von Prüfungsrisiko und -dauer. Wir raten dringend zu einer regelmäßigen, idealerweise jährlichen, „Archivierungs-Gesundheitsprüfung“, bei der Stichproben der Belegketten und der Systemprotokolle überprüft werden. Denn im Zweifel entscheidet nicht die schönste Bilanz, sondern die vollständige und ordnungsgemäße Belegunterlage über den Ausgang einer Steuerprüfung und damit über die tatsächliche finanzielle Lage des Unternehmens. Prävention ist hier um ein Vielfaches kostengünstiger als die Behandlung von Akutproblemen im Prüfungsfall.